Что автоматизировать первым: как выбрать по одной таблице

Меня зовут Дмитрий Кузнецов, я смысловой маркетолог. Когда решают автоматизировать, обычно берутся за самое заметное или самое модное. Разберу способ выбрать по расчёту.

Таблица из четырёх колонок Выпишите всё, что повторяется в вашей работе. Для каждого пункта укажите: сколько раз в неделю это происходит, сколько минут занимает один раз, кто это делает, как часто из-за этого что-то теряется. Перемножьте первые две колонки — получите часы в неделю. Пятнадцать строк, полчаса работы. И почти всегда результат оказывается неожиданным.

Что обычно оказывается наверху Ответы на одинаковые вопросы: цена, адрес, время, как записаться. Напоминания и подтверждения записи. Перенос данных из одного места в другое вручную. Поиск информации по клиенту в переписке. И отчёты, которые собирают руками из нескольких источников.

Второй критерий: цена потери Часы — не всё. Отдельно отметьте то, из-за чего теряются деньги: неотвеченные сообщения, неявки, забытые возвраты. Это может занимать десять минут в неделю и стоить больше, чем задача на пять часов. Поэтому первым обычно автоматизируют не самое долгое, а самое дырявое.

Третий критерий: готовность процесса Автоматизировать можно только то, что уже происходит одинаково. Если в верхней строке таблицы стоит процесс, который каждый раз идёт по-разному, сначала его надо описать и упростить — иначе вы ускорите беспорядок. Это часто меняет порядок: берут вторую строку вместо первой.

Что автоматизировать не надо То, что происходит раз в месяц: настройка и поддержка съедят выгоду. То, где важна человеческая реакция: первый ответ на нестандартное, конфликты, обсуждение цены. И то, что скоро изменится: автоматизировать процесс, который вы через месяц перестроите, — потерянное время.

Порядок внедрения Один процесс за раз. Довести до состояния, когда им реально пользуются, и только потом следующий. Две недели работы с человеком, который правит на ходу. И выключение старого способа: пока можно работать по-старому, будут работать по-старому.

Что считать результатом Освободившиеся часы в неделю. Число потерянных обращений. Время первого ответа. Если через месяц ни одна цифра не сдвинулась, автоматизация не сработала — и лучше признать это сейчас, чем через год.

Про инструменты Они выбираются последними, под задачу, а не наоборот. Самая частая и дорогая ошибка — купить систему и потом искать, что в неё положить.

Чем могу помочь Я составляю такую таблицу вместе с владельцем, выбираю первый процесс по расчёту и внедряю его до состояния, когда им пользуются. Смысловая автоматизация бизнеса — от 20 000 руб./мес, работаю по всей России онлайн.